Een blauwdruk voor de aanpak van werkdruk op scholen bestaat niet. Maar één ding staat voor Roos Schelvis  als een paal boven water: wil de aanpak succesvol zijn, dan moeten schoolbestuurders, schoolleiders en medewerkers samen in actie komen. “Alleen met elkaar kun je stappen zetten en echt iets veranderen.”

Roos Schelvis promoveerde eind 2017 met haar proefschrift Decreasing work stress in teachers (Verminderen van werkstress bij docenten). Dit onderzoek werd uitgevoerd binnen Body@Work, een samenwerkingsverband tussen TNO en VUmc, en richtte zich op de effectiviteit van een programma dat ‘stressoren bij de bron aanpakte’ in het middelbaar beroepsonderwijs. De conclusie: als het draagvlak bij één van de betrokken partijen niet voldoende is, zal de aanpak voor het verlagen van werkdruk niet slagen.

Draagvlak

Gemakkelijker gezegd dan gedaan, want hoe zorg je voor voldoende draagvlak en betrokkenheid in de verschillende lagen van de organisatie? Roos Schelvis: “Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar draagvlak krijg je door met elkaar in gesprek te gaan. Bestuurders, schoolleiders en medewerkers. Onderzoek samen waar de knelpunten liggen, wie werkdruk ervaart en waarom. Zeker in het onderwijs, waar mensen vaak een lange geschiedenis samen hebben, kunnen eerdere ervaringen belemmerd werken in de aanpak. Als bestuurder is het zaak om oog te hebben voor die weerstand, hem te erkennen en te adresseren, en vervolgens om te buigen. Denk met elkaar over mogelijke oorzaken en oplossingen. Zorg voor vertrouwen over en weer.”

Een andere succesfactor is het maken van een actieplan. Dit is volgens Schelvis cruciaal: “Neem samen verantwoordelijkheid, bedenk acties en voer het plan daadwerkelijk uit. En volg de voortgang en het resultaat.” Hoewel ze in beginsel onderzoek deed naar werkdruk in het middelbaar beroepsonderwijs, zijn de voorwaarden voor een succesvolle aanpak volgens Schelvis ook van toepassing op het primair onderwijs.

Samen

In het recente werkdrukakkoord is het volgende proces afgesproken: de teams gaan met elkaar in gesprek, de schoolleiders/bestuurders maken op basis daarvan een bestedingsplan en de PMR heeft instemmingsrecht. Dit ‘samen doen’ is volgens Schelvis deel van de oplossing. “Iets opleggen werkt niet, mensen willen betrokken worden. Ook al werkt iets volgens wetenschappelijke inzichten of bij een andere organisatie, dan nog is het nodig om als team een eigen proces te doorlopen. Doe je dit niet, dan zal ook het implementeren van oplossingen spaak lopen.”

Organiseer werksessies

Schelvis heeft haar kennis over werkdruk en de aanpak daarvan opgenomen in de Werkdruk Wegwijzer van TNO, een handboek waarmee organisaties werkdruk systematisch aan kunnen pakken. Hierin staat ook een handleiding voor het organiseren van werksessies met alle betrokkenen. “In werksessies kun je constructief en speels kennis ophalen, ervaringen uitwisselen en draagvlak creëren. Daarna volgt het actieplan. Maar vergis je niet, dat is niet iets wat je even binnen een week uitvoert. Het duurt een aantal maanden voor je echt kunt gaan meten of je aanpak werkt en de werkdruk verminderd is.”

Van toewijding naar draagvlak

Uit internationaal onderzoek en uit cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden blijkt dat het primair onderwijs in twee lijstjes bovenaan staat, namelijk op bevlogenheid en op burnout-klachten. Schelvis: “Of bevlogenheid bijdraagt aan het krijgen van een burn-out, daar durf ik geen uitspraken te doen. Maar de andere kant is er zeker ook: de toewijding van leraren vormt ook de basis voor het draagvlak dat nodig is voor de aanpak van werkdruk op school. Draagvlak om de dingen echt anders te doen en aan te pakken.”

Inzet van ICT

Scholen kunnen van alles doen om de werkdruk te verlagen. Werkprocessen efficiënter inrichten of ICT inzetten om taken beter te structureren. Er zijn ook cases van praktische ICT-toepassingen die de werkdruk op basisscholen verminderen. Concrete voorbeelden komen ook terug in een analyse met rapport van Kennisnet. Eén toepassing is het gebruik van Google Spreadsheets om tienminutengesprekken met ouders digitaal in te plannen. Dit in plaats van voorkeursdagen/-tijden die ouders moesten aangeven op briefjes die aan kinderen werden meegegeven. Schelvis: “ICT kan zeker helpen bij de aanpak van werkdruk. Het is dan wel belangrijk dat ICT dient als ‘regelmogelijkheid’. Het moet het werk makkelijker maken, niet nóg een taak worden op het bordje van de leraar.”

Anders denken

Iedere school en ieder team is anders. Werkdruk kan altijd en overal ontstaan, dus is permanente aandacht hiervoor geen overbodige luxe. Schelvis: “Werkdruk is niet iets met een begin- en eindpunt. Waar gewerkt wordt, kan werkdruk ontstaan. Dat is een doorlopend proces, waar altijd aandacht voor nodig is. Het vraagt om een andere manier van denken. Meer cyclisch: signaleren, overleggen, plannen, uitvoeren, evalueren en weer signaleren.”

Dat is anders dan hoe het in de praktijk vaak gaat. “Wanneer je pas handelt als het water tot aan de lippen staat, ben je al te laat. Maak dus van werkdrukvermindering een routine. Ga als bestuur frequent op schoolbezoek, organiseer werksessies om ook aan teambuilding te doen, en geef de ICT-coördinator ruimte om tijd- en werkbesparende ICT-oplossingen te zoeken. Zo maak je iedereen bewust van en medeverantwoordelijk voor de eigen werkdruk en die van de ander.”

Drie tips van Roos Schelvis om werkdruk succesvol aan te pakken

1. Geef vertrouwen en verantwoordelijkheid, voer de dialoog en kom afspraken na, want ook dat creëert vertrouwen.

2. Betrek mensen en zoek samen naar oplossingen. Dat is deel van de oplossing.
   

3. Heb voortdurend aandacht voor werkdruk. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Werkdruk Wegwijzer.