‘Door taken anders te organiseren, benutten we talent en verhogen we het werkplezier van leraren’

Article type
Expertise
Publicatiedatum

Hoe kun je het onderwijs anders organiseren door bestaande rollen en taken in onderwijsteams slimmer te verdelen, combineren of delegeren? Met die vraag is een ontwikkelgroep van HR-professionals aan de slag gegaan in opdracht van het project Anders Organiseren van de PO-Raad. De groep werd begeleid door consultants Francel Vos en Karmen de Boer. "Sleutelen aan het takenpakket van leraren zorgt ervoor dat zij hun werk met meer plezier doen en dat hun talenten beter worden benut", aldus Vos.

Francel Vos
Francel Vos, consultant Berenschot

Hoewel anders organiseren van het onderwijs geen één-op-één-oplossing is voor het lerarentekort en de hoge werkdruk, kan het wel een positief effect hebben, denkt Francel Vos, consultant bij adviesbureau Berenschot. “Het terugdringen van het lerarentekort, het verlagen van de werkdruk en het verhogen van werkplezier blijven de belangrijkste uitdagingen in het basisonderwijs. De zeven HR-professionals uit onze ontwikkelgroep, werkzaam bij verschillende onderwijsbesturen, zagen dat er op veel scholen nog weinig mogelijkheden zijn voor groei en het inzetten van talent. Natuurlijk verschilt dat per school en regio, maar er wordt vaak nog in functies gedacht en er is weinig aandacht voor maatwerk”, vertelt ze.

Stimuleren van ontwikkeling en talent

“Daarom gingen wij met de ontwikkelgroep aan de slag met de vraag: hoe kunnen we scholen helpen om ontwikkeling en talent een plek te geven binnen de organisatie? Hoe kan er meer aandacht en ruimte komen voor de talenten van leraren, de taken waar zij energie van krijgen en de vaardigheden die zij graag willen ontwikkelen? Je ervaart niet alleen werkdruk door de hoeveelheid werk, maar ook door het opzien tegen een bepaalde taak. Alleen maar taken doen die je leuk vindt, is niet realistisch, maar door het gesprek erover aan te gaan en te sleutelen aan het takenpakket kan het werkplezier wel worden verhoogd. Wij denken dat op die manier meer goede leerkrachten worden behouden en de kwaliteit van het onderwijs toeneemt.”

Toolkit voor onderwijsteams

In drie sessies werkte de ontwikkelgroep toe naar een praktisch eindproduct: een toolkit die scholen kunnen gebruiken om bestaande rollen en taken in onderwijsteams slimmer te verdelen, combineren of delegeren zodat het werk voor iedereen aantrekkelijker wordt. Vos: “We hebben hiervoor de Design Thinking Methode gebruikt. Dat is een handige manier om in een aantal stappen tot een concreet product te komen. Je kijkt van buiten naar binnen. Eerst probeer je met elkaar scherp te krijgen waar je een oplossing voor zoekt, dan verzamel je zoveel mogelijk ideeën en vervolgens maak je van de beste oplossing een prototype. De laatste stap is het uitproberen en verbeteren van dit product.”

Aansluiten bij het werkverdelingsplan

Aicha Olsen
Aïcha Olsen, Hoofd Personeel & Organisatie bij SCO Delft.

De ontwikkelgroep vond het belangrijk om met hun toolkit aan te sluiten bij de onderwijspraktijk. “Daarom kozen we ervoor om het rouleren en anders verdelen van taken verder uit te werken in een duidelijk stappenplan. We verwerkten dit plan in een poster met uitleg en voorbeelden die als gespreksleidraad in het onderwijsteam kan dienen”, vertelt Aïcha Olsen, Hoofd Personeel & Organisatie bij SCO Delft. Zij adviseert scholen om het stappenplan te gebruiken als het jaarlijkse werkverdelingsplan wordt gemaakt. “Ik denk dat het gesprek over taken mooi aansluit bij het opstellen van het werkverdelingsplan. Op die manier voelt het ook niet als weer een project erbij.”

Met de toolkit daagt de ontwikkelgroep onderwijsteams uit om in vijf stappen aan de slag te gaan met sleutelmogelijkheden om het beroep leraar leuker en passender te maken. 

In 4 stappen sleutelen aan het takenpakket

  1. Breng in kaart welke (grote en kleine) taken je als team hebt.

  2. Bespreek met elkaar welke taken energie geven en welke taken energie kosten. Is dat voor iedereen hetzelfde of zijn er verschillen?

  3. Bekijk met elkaar hoe je het werk leuker kan maken door samen te sleutelen aan je takenpakket. Zijn er taken die je kunt ruilen? Zijn er taken die je slim kunt verdelen? Kun je je ergens in specialiseren? Kun je van clusters van taken een nieuwe functie of rol maken? Kun je taken slimmer combineren of zelfs weglaten? Kun je taken zo organiseren dat ze leuker worden?

  4. Breng in kleine stappen wijzigingen aan in het pakket. Probeer binnen de randvoorwaarden en organisatiedoelen van de school te kijken naar wat er wél kan en leg ook vast wat er niet kan. Bespreek dit, accepteer dit of probeer met elkaar een oplossing te vinden.

Meest aansprekende technieken

De ontwikkelgroep heeft voor de toolkit acht technieken uitgewerkt die schoolteams kunnen gebruiken voor het sleutelen aan takenpakketten: ruilen, knippen, (ver)delen, specialiseren, versieren, clusteren, combineren en verroosteren. Deze technieken zijn voorbeelden van ‘job crafting’. “Dit betekent binnen je functie het werk anders vormgeven, zodat het beter aansluit op je persoonlijke behoeftes en sterke eigenschappen”, legt Vos uit.

Tijdens de online masterclasses die Vos samen met leden van de ontwikkelgroep op de uitwisselingsbijeenkomst Anders Organiseren van de PO-Raad in februari 2021 gaf, bleken de technieken ‘knippen’, ‘ruilen’ en ‘specialiseren’ het meest aansprekend. “Bij het knippen van taken, kijk je naar taken die los staan van het kernproces. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de pleinwacht, het onderhoud aan de school en het plannen van ouderavonden. Als je van alle leraren deze taak ‘afknipt’ kun je iemand anders aanstellen om dit cluster voor zijn of haar rekening te nemen. Hierbij kun je ook denken aan het inzetten van zij-instromers en vakspecialisten. Zij hebben misschien nog niet álle kennis en vaardigheden die nodig zijn om een volwaardig leraar te zijn. Maar welke taken beheersen ze al wel? Zijn hier clusters en instroomprogramma’s voor te verzinnen?”

Erna van Engelen
Erna van Engelen, Personeels- en loopbaanadviseur bij LEV-WN

“Met taken ruilen, bedoelen we dat jij de taak van iemand overneemt en andersom”, haakt Erna van Engelen, Personeels- en loopbaanadviseur bij LEV-WN, in. “Deze taak kan een vak zijn, als jij bijvoorbeeld heel graag rekenlessen geeft en de ander liever taal. Maar het kan ook gaan om andere taken, zoals oudergesprekken, de rapportvergadering en roosteren. Met specialiseren bedoelen we groeien in een rol. Je concentreert je op het uitbouwen van taken waar je al goed in bent of taken die je heel leuk vindt om te doen, bijvoorbeeld nadenken over de ontwikkeling van het onderwijs en hoe je nieuwe ontwikkelingen kunt implementeren in de school. Je neemt van je collega’s de taken over die passen bij jouw rol en zelf sta je de taken af die meer passen bij de rol van jouw collega’s. Op die manier worden talenten beter benut en haalt de school het maximale uit alle medewerkers.”

Gesprek op gang brengen

Met deze technieken en voorbeelden hoopt de ontwikkelgroep het gesprek op gang te brengen over de organisatie van taken. “Er zijn natuurlijk nog veel meer ideeën te verzinnen. Met de toolkit kunnen onderwijsteams daar zelf over brainstormen. Wij denken dat onze technieken een goed uitgangspunt vormen”, zegt Van Engelen.

“De meeste deelnemers van de masterclasses gaven aan dat ze de toolkit interessant vonden en wilden uitproberen”, vult Vos aan. “Sommigen wierpen belemmeringen op, zoals geen budget, standaard functieprofielen en salariëring, moeilijkheden met roostering en expertise. Dat is heel begrijpelijk, want die zijn er natuurlijk ook. Daarom is het belangrijk dat besturen en schoolleiders openstaan voor verandering en willen experimenteren. Zij zouden het gesprek over de taken en rollen moeten faciliteren. Ik denk dat HR-professionals hier een rol in kunnen spelen. Zij kunnen schoolleiders in het proces meenemen en begeleiden. Samen kom je tot nieuwe inzichten en misschien wel andere loopbaanpaden of trajecten voor leraren. Niet alleen voor de bestaande groep, maar ook voor de zij-instromers.”

Vos adviseert om tijdens het eerste gesprek niet meteen allerlei beren op de weg te zien, maar te verzamelen waar je tegenaan loopt. “Het is juist een kans om creatiever te denken en je blikveld te verruimen. Zo ontstaan mooie ideeën. Daarna kun je gaan kijken of het binnen de organisatie past en zo niet, of daar iets aan te doen is.”

Positieve effecten

De ontwikkelgroep heeft veel vertrouwen in de positieve effecten van het sleutelen aan takenpakketten. “Wij denken dat leraren hun werk leuker gaan vinden en flexibeler worden. Als je uitgaat van taken in plaats van functies, kun je voor medewerkers die meer afwisseling zoeken ook een hybride functie creëren. Iemand is dan parttime leraar en heeft parttime een andere baan. Verder kan het sleutelen aan takenpakketten zorgen voor een grotere en bredere inzetbaarheid. Denk bijvoorbeeld aan iemand die het leuk vindt om activiteiten te organiseren. Misschien kan hij of zij wel de rol van coördinator op zich nemen en niet alleen voor zijn eigen klas, maar voor alle klassen activiteiten bedenken en regelen”, aldus Vos.

Aandacht voor ontwikkeling en talent maakt de school een aantrekkelijke werkgever, stelt ze. “Naast meer werkplezier neemt de kwaliteit van het onderwijs toe. Bovendien gaan wij ervan uit dat het een positief effect heeft op het teamwerk. Als iedereen doet waar hij goed in is, wordt het team sterker en de samenwerking prettiger. Dit draagt allemaal bij aan geschikte medewerkers vinden en binden.”

Samen kom je tot nieuwe inzichten en misschien wel andere loopbaanpaden of trajecten voor leraren. Niet alleen voor de bestaande groep, maar ook voor de zij-instromers

Francel Vos, consultant Berenschot