Functiehuis: van functieoverzicht naar inspirerend instrument voor loopbaan- en teamontwikkeling

Article type
Interview
Publicatiedatum

Hoe verander je het functiehuis in een inspirerend instrument voor loopbaan- en teamontwikkeling? Die vraag vormde het beginpunt van een succesvolle zoektocht bij de Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio.

Star en log, onbruikbaar, ingewikkeld. Het zijn slechts enkele van de typeringen die medewerkers gebruikten voor het oude functiehuis, vertelt Janny Huisman, adviseur Organisatie- en teamontwikkeling en team- en loopbaancoach bij Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio (OOZ). Het functiehuis was bedoeld om een overzicht te bieden van de verschillende functies in de organisatie (zie ook kader). ‘Maar het geheel was zo gedetailleerd geworden, met uitgebreide opsommingen van taken, dat het nauwelijks nog gebruikt werd. Slechts een enkeling in de organisatie wist van het bestaan af.’ Ruim vijf jaar geleden besloot OOZ dat het zo langer niet kon. ‘We kregen signalen uit de organisatie dat er behoefte was aan iets nieuws, iets wat beter bij deze tijd paste.’

OOZ is niet de enige. Meer schoolorganisaties hebben de afgelopen jaren hun functiehuis onder de loep genomen in het kader van een vernieuwing van het HR-beleid. Huisman: ‘Wij kwamen tot de conclusie dat we graag een instrument willen dat de individuele loopbaanontwikkeling verrijkt en daarnaast de teamontwikkeling en de organisatie als geheel versterkt.’

Aan de slag

Maar hoe krijg je een instrument dat past bij zo’n ambitie? OOZ ging stapsgewijs te werk en richtte na een serie werksessies met ruim honderd medewerkers een klankbordgroep op. Daarin maakten collega’s een nieuw instrument voor loopbaanontwikkeling onder begeleiding van een gecertificeerd FUWA-specialist. Het nieuwe instrument kreeg als titel ‘Het Talentenhuis’. Huisman: ‘De naam laat zien: wij geloven in de ontwikkeling van talent. De functiebeschrijving staat niet langer centraal.’

Minutieus uitgewerkte taakbeschrijvingen terzijde geschoven. ‘Het nieuwe instrument is bewust eenvoudig opgebouwd. De basis bestaat uit een indeling in vijf werkgebieden: onderwijs begeleiden, onderwijs faciliteren, leidinggeven, adviseren en beheren. Daarnaast zijn er rollen benoemd, zoals de visionair, de aanjager, de pedagoog en de gastheer/-vrouw. Die rollen staan los van specifieke functies. Zowel een conciërge als een leraar kan bijvoorbeeld “aanjager” zijn.’ Met de FUWA-specialist zijn alle rollen gespecificeerd naar complexiteit, reikwijdte en abstractieniveau. Deze specificaties zijn vervolgens gekoppeld aan de cao. ‘Het instrument kunnen we dus nog steeds voor inschaling gebruiken.’

Ontvangst

Het klinkt als een droom voor scholen die hun functiehuis als beklemmend ervaren: leidinggevenden voelen zich soms controleurs die moeten nagaan of iemand wel al zijn taken heeft verricht. Dat is niet altijd goed voor de werksfeer.

‘Gelukkig speelde dit probleem niet bij ons. We zagen simpelweg dat we méér uit het instrument konden halen. Die kans hebben we gegrepen. Door de nadruk te leggen op talenten, rollen en maatwerk is er meer lucht gekomen in het systeem. Gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers zijn nóg constructiever geworden: beide partijen denken meer vanuit kansen en mogelijkheden dan vanuit beperkingen. Iedereen is erg te spreken over deze verandering.’

Teamwork

Ook is er volgens Huisman dankzij het Talentenhuis meer aandacht gekomen voor gedeelde verantwoordelijkheid binnen teams. ‘Collega’s kijken anders naar hun werk: ze zijn deel van een groter geheel, waarin iedereen een onmisbare schakel vormt. Tijdens teamvergaderingen kijken ze hoe zij met de inzet van hun kwaliteiten de ambities van hun school het beste kunnen realiseren. Als zij bijvoorbeeld zien dat er behoefte is aan een bepaalde expertise, kunnen ze samen besluiten hoe ze die expertise verwerven. Gaat een van de collega’s zich bijscholen? Of zoeken ze er misschien een collega bij? Je loopbaan verrijken in overleg met je collega’s geeft een boost aan de onderlinge samenwerking en aan de kwaliteit van het onderwijs in je school.’

Uitdagingen

Aan schoolorganisaties die overwegen om ook hun functiehuis naar een hoger plan te tillen, heeft Huisman een tip. Huisman: ‘Wees geduldig. Binnen OOZ leggen we bewust helemaal niets bovenaf op en reiken we zo alles aan. Sommige scholen wilden direct met het Talentenhuis aan de slag, anderen besloten nog een tijdje te wachten. Inmiddels is het Talentenhuis overal omarmd. Dat was mogelijk anders geweest als het instrument overal van begin af aan verplicht was gesteld. Vergeet niet dat scholen voor zoiets als het functiehuis echt tijd moet vrijmaken: het is niet alleen maar even een ander formuliertje gebruiken, je hele manier van denken moet om.’

Huisman hoopt dat andere schoolorganisaties ook een HR-beleid formuleren dat goed bij ze past. ‘Ons Talentenhuis is maar een voorbeeld. Het is aan scholen zelf om te zien wat voor hen het beste werkt.’

Wat is een functiehuis?

Een functiehuis is een overzicht van functies binnen een organisatie, ingedeeld naar zwaarte. HR-medewerkers gebruiken een functiehuis vaak als inschalingsinstrument, maar het overzicht kan ook houvast bieden bij individuele professionalisering en teamontwikkeling. Voor scholen die hun functiehuis willen vernieuwen, zijn voorbeeldbeschrijvingen beschikbaar.

Meer weten over de mogelijkheden van het functiehuis? Organisatieadviseur Annemart Wieland geeft tips in deze podcast over strategisch HR.