Ryszard Kruszel, bestuurder van Onderwijsstichting MOVARE in Parkstad, zag de administratieve werkdruk op de scholen toenemen. Twee jaar geleden besloot hij hier wat aan te doen. Dankzij de doordachte inzet van ICT zijn er inmiddels grote stappen gezet en ervaren de scholen duidelijk minder druk.

Hoe zijn jullie begonnen om de werkdruk aan te pakken?

We hebben eerst de werkdruk binnen onze scholen ontrafeld. We maken daarbij onderscheid tussen werkdrukbeleving en administratieve werkdruk. Werkdrukbeleving is de psychisch sociale kant van werkdruk, de ‘zachte’ kant. Leraren voelen werkzaamheden opstapelen en ervaren dat als druk. Vaak voelt deze werkdruk als iets buiten henzelf, terwijl zij het voor een deel zelf in de hand hebben.

De administratieve werkdruk heeft te maken met de informatie die je als school vastlegt rond de onderwijsprocessen, de ‘harde’ kant. Hier kunnen de mensen individueel minder aan doen en ligt er een taak voor schoolbesturen om hier samen met schoolteams mee aan de slag te gaan.

Hoe pak je werkdrukbeleving aan?

Werkdruk is een gevoelig en lastig onderwerp. In samenwerking met de Universiteit van Amsterdam heeft mijn collega-bestuurder Kiki Huijnen de werkdrukbeleving onderzocht op onze scholen. Er is een model ontwikkeld waarmee leraren hun taken slimmer kunnen indelen en ze hebben handvatten gekregen om de door hen beleefde werkdruk te verminderen.

Daarnaast hebben we alle schooldirecteuren een training aangeboden over hoe zij met hun team de beleefde werkdruk kunnen aanpakken. Welke interventies zijn effectief en hoe kom je samen tot een goede interventie? Hoe kun je als team het gesprek voeren rond werkdruk? De schooldirecteuren gaan de beleefde werkdruk nu samen met hun teams verder aanpakken. We zien dit voor een deel terug in de inzet van de werkdrukmiddelen die iedere school ontvangt.

Wat hebben jullie gedaan om de administratieve werkdruk te verminderen?

De administratieve werkdruk pakken we aan door onze onderwijsprocessen en systemen efficiënter in te richten. Dat klinkt als een erg voor de hand liggende oplossing, maar vaak hebben scholen niet door hoeveel onnodige informatie zij vastleggen. De brochure Ruimte in regels van de Onderwijsinspectie kwam dan ook op het juiste moment en gebruiken we als leidraad. Hier staat in waar we minimaal aan moeten voldoen.

Eerst hebben we bij vier verschillende scholen onderzocht hoe het administratieve proces loopt. Wat leggen de scholen vast in Parnassys, waarom en op welke manier? We zagen dat veel informatie uit zorgvuldigheid of perfectionisme meerdere keren werd vastgelegd. Ook werd er informatie vastgelegd die niet bijdraagt aan het onderwijskundige proces van leerlingen. Denk aan informatie als “Kind hangt erg aan de rokken van de moeder”. Wat ook opviel, was dat elke school Parnassys op een andere manier gebruikte. De een vulde de 256 mogelijke velden in, en de ander alleen de basisgegevens.

Om de administratieve werkdruk te verminderen, hebben we een ‘MOVARE-standaard' ingevoerd in Parnassys. We leggen alleen informatie vast die van belang is voor het onderwijsproces van de leerling. De lijst met alle mogelijke leer- en ontwikkel afwijkingen hebben we teruggebracht naar 29. Onnodige zaken hebben we geschrapt. We zijn teruggegaan naar de essentie.

Hoe reageren de scholen op deze aanpak?

Van de 47 MOVARE-scholen zijn er 46 ontzettend blij. Leraren hebben meer overzicht, het systeem is toegankelijker en gegevens kunnen makkelijker aan elkaar gekoppeld worden. De scholen spreken van een verademing. Eén school was al tevreden met de manier waarop ze hun administratieve proces hadden ingericht.

Door het leerlingadministratiesysteem strakker in te richten en beter aan te laten sluiten bij de behoeften van leraren, hebben we een grote slag gemaakt. In het begin kost het even iets meer werk, maar het levert nu ontzettend veel op. We zijn bezig om de MOVARE-standaard verder uit te rollen in onze scholen. In januari 2019 hebben we een tussenmeting: wat gaat goed en wat kan beter? In mei 2019 willen we alle scholen volgens dezelfde opzet laten werken.

Wat adviseer je andere besturen en schoolleiders die werkdruk ook willen aanpakken?

Mijn belangrijkste tip is: neem werkdruk serieus. Wacht niet af, maar kom in actie. Ga na waar de werkdruk zit en kijk welke scholen juist aangeven géén werkdruk te ervaren. Leraren of IB’ers die dat zeggen, doen iets wat mogelijk als voorbeeld kan dienen voor andere scholen.

Daarnaast is het belangrijk om het onderwijsproces op je scholen kritisch te bekijken. Wat is nodig om leerlingen goed te ondersteunen en te helpen in hun ontwikkeling? Wat draagt daar aan bij, en wat niet? Welke informatie is dan nodig om vast te leggen?

Mensen in het onderwijs schieten al snel in een zorgfunctie, maar ze zijn onderwijzer, leraar. Dat is anders dan vader, moeder of geneeskundige. Door alleen die informatie vast te leggen die bijdraagt aan het onderwijsleerproces, houden leraren meer tijd over om aandacht aan leerlingen te besteden.

Mijn belangrijkste tip is: neem werkdruk serieus.
Wacht niet af, maar kom in actie.