“Je hoeft als bestuurder geen boekhouder te worden om het financiële proces aan te sturen”

Article type
Expertise
Publication date
LeergangKwaliteitBeginnendeBestuurders

“Financieel management is een spel en je hebt kennis en kunde nodig om het spel goed te kunnen spelen.” Beginnende bestuurders krijgen tijdens de Leergang Kwaliteit & goed bestuur van de PO-Raad meer grip op hun rol, taken en verantwoordelijkheden. In zes bijeenkomsten leren ze van elkaar en ook diverse experts delen hun kennis. Een van hen is Reinier Goedhart, beleidsadviseur bij de PO-Raad. Tijdens een van de bijeenkomsten gaat hij in op financieel management en de vraag of de deelnemers ‘in control’ zijn.

“Sommigen van jullie zijn verantwoordelijk voor twintig miljoen euro. Dat had je ook niet kunnen bedenken toen je naar de pabo ging.” In de Vijverzaal van Hotel Mitland in Utrecht knikken de zestien startende bestuurders instemmend. Het is de spijker op de kop. Want besturen is een vak apart, en dat vak moet je leren. Dat blijkt ook uit de reacties als Goedhart vraagt tegen welke issues de deelnemers aanlopen. Dan vallen er termen als ‘bekostiging van materieel’, ‘disbalans’, ‘allocatie van middelen’, ‘vrijval van voorzieningen’ ‘overschotten  op de begroting’ en ‘taakstellingen die zichtbaar moeten worden gemaakt’. 

Een deelnemer verzucht: “Het is best lastig. Als ik zie wat een controller allemaal doet waarvan ik geen kaas heb gegeten…” Volgens Goedhart hoef je als bestuurder geen boekhouder te worden, maar moet je wel het proces kunnen aansturen. Je bent namelijk wél overal verantwoordelijk voor. “Financieel management is een spel waaraan verschillende spelers deelnemen. Naast de bestuurder zijn dat bijvoorbeeld leden van het intern toezicht, de (G)MR, schoolleiders en de financiële administratie.”

Als bestuurder ben je de spelleider, de regisseur die er verantwoordelijk voor is dat het spel goed gespeeld wordt. Vanuit deze rol zou een bestuurder zich de vraag moeten stellen of alle spelers, zichzelf incluis, voldoende geëquipeerd zijn om spel goed te kunnen spelen. 

Personeel grootste kostenpost

De deelnemers slaan meteen aan het rekenen wanneer Goedhart vertelt dat het systeem van bekostiging op dit moment nog zo ingewikkeld is dat je er bijna voor gestudeerd moet hebben, maar dat deze zogenoemde bekostigingssystematiek per 1 januari 2023 versimpeld wordt. Wat betekent dat voor hun schoolbestuur? Het nieuwe systeem blijkt nadelig uit te pakken voor besturen met een ouder personeelsbestand omdat die straks minder geld krijgen. Een deelnemer, geschrokken: “Is het een bezuinigingsmaatregel?” Goedhart: “Het totale budget blijft gewoon hetzelfde. Wel zal de vereenvoudiging leiden tot een herverdeling van het geld. Schoolbesturen krijgen voldoende tijd om hierop te anticiperen, onder andere door middel van een overgangsperiode.” 

Geld op de plank

Ook de controlerende taak van de Onderwijsinspectie op het gebied van ‘doelmatig’ financieel beleid komt aan bod. Wat ‘ondoelmatig’ is? “Een bestuurder met een Ferrari”, roept een deelnemer. Goedhart: “Zeker. Maar ook: veel geld op de plank dat niet aan onderwijs wordt besteed.” Met humor noemt hij voorbeelden van lastige situaties die kunnen ontstaan doordat huisvesting niet met onderwijsgeld mag worden betaald omdat dit de verantwoordelijkheid is van de gemeente. Bijvoorbeeld wanneer je meer ruimte nodig hebt en van onderwijsgeld een gebouw zou willen huren: “Tenzij je dat doet met private middelen, daarvoor gelden uiteraard geen bestedingsbeperkingen vanuit OCW wet- en regelgeving.”

Lessen voor de toekomst

Tussen 2011 en 2016 ondersteunde de PO-Raad met het project 'In Balans'  circa tachtig schoolbesturen die te maken hadden met financiële vraagstukken. De les die hier onder andere uit getrokken werd, is dat schoolbesturen zelden in problemen komen als gevolg van een technische fout of een verkeerde berekening. Veel vaker worden problemen veroorzaakt door rolneming en rolvastheid. Oftewel, doordat verschillende 'spelers'  goed financieel management in hun rol onvoldoende oppakten. Goedhart: “Zeker in zwaar weer waarin lastige beslissingen moeten worden genomen, is het moeilijk om invulling te geven aan je rol.”

Goedhart kan een voorbeeld geven. “Een schoolbestuurder die de formatie fors moest terugschroeven om de continuïteit van de scholen te kunnen waarborgen. Als dat veel weerstand oproept bij leraren, ouders en schoolleiders, kan je er als bestuurder behoorlijk alleen voor staan. Het is dan lastig om te blijven vasthouden aan dat wat nodig is. Maar denk bij rolneming en rolvastheid ook aan het intern toezicht dat onvoldoende heeft doorgevraagd en vervolgens op de stoel van de bestuurder gaat zitten als er urgente financiële vraagstukken spelen.”

Het is van belang om als bestuurder goed zicht te hebben op de financiële positie, je hier heel helder over te verantwoorden en er het gesprek over aan te gaan met het intern toezicht en de medezeggenschapsraad. "Juist ook als er mogelijk sprake is van bovenmatige reserves. Mocht hier sprake van zijn, dan is het van belang dat hierover binnen het schoolbestuur het gesprek wordt aangegaan over hoe deze middelen kunnen worden ingezet voor het onderwijs. Het devies voor deze schoolbestuur hierbij is: presenteer rode cijfers! Uiteraard beleidsmatig onderbouwd en verantwoord in meerjarig perspectief. Dat is de enige manier om geld vanuit de reserves in het onderwijs te investeren."

Hoe sta ik ervoor?

Nog voor de lunch bekijkt iedereen – met de pas vergaarde kennis – zijn of haar eigen financiële situatie. Het hele rijtje aan financiële begrippen komt voorbij. Goedhart legt als een leraar economie geduldig uit wat ze betekenen: activa en passiva, vaste activa, vlottende activa, eigen vermogen, vreemd vermogen, solvabiliteit, liquiditeit, weerstandsvermogen, rentabiliteit. Daarna delen de deelnemers die dat willen hun BRIN-nummer en dus ook hun financiën op het grote scherm.

”De leergang is voor mij een checklist: heb ik overal aan gedacht?”

RobertEverink
Robert Everink

Robert Everink is uitvoerend bestuurder van SKOLO in Losser, een scholenstichting met 5 scholen en 900 leerlingen. Icarus in Heemstede is een school met 250 leerlingen die wordt gerund door directeur-bestuurder Marloes Speelman. Beiden zijn sinds een jaar in functie en namen eerder deel aan de Leerkring voor startende bestuurders. Nu doen ze mee aan de Leergang Kwaliteit & goed bestuur.

Everink: “Ik vind het interessant dat de leerkring en de leergang landelijk zijn ingestoken. Daardoor krijg je toch weer een andere context. Normaal gesproken kom ik vooral in aanraking met bestuurders uit mijn regio. In het oosten van Nederland hebben we nog minder last van een lerarentekort, zoals dat in bijvoorbeeld Almere het geval is. We kunnen met die kennis preventieve maatregelen nemen.”

Speelman: “Het is interessant om van elkaar te horen hoe je de kwaliteitsstructuur binnen de eigen

MarloesSpeelman
Marloes Speelman

organisatie hebt ingericht, welke processen daarin leidend zijn en hoe je kwaliteitszorg zo cyclisch mogelijk neerzet. Er wordt veel van je gevraagd als bestuurder op het gebied van onderwijskwaliteit. Het is voor mij soms lastig dat ik op een eenpitter twee petten op heb: die van schoolleider en die van bestuurder. Zo heb ik het afgelopen jaar de Onderwijsinspectie op bezoek gehad. Dan voer ik eerst het gesprek als bestuurder – dat gaat best hoog over – en daarna als schoolleider, op een niveau lager. En het is een uitdaging om als eenpitter te blijven focussen op de algehele kwaliteit: je vervalt toch snel in de waan van de dag. De leerkring en deze leergang helpen me beschouwen. Je bent er echt even uit en kunt je bezighouden met kwaliteit. Je krijgt tools in handen waarmee je net beter kunt sturen. Tijdens de vorige bijeenkomst ging het bijvoorbeeld over governance. Hoe is je intern toezicht geregeld, wat is de rol van de (G)MR en wie is waarvoor verantwoordelijk? Daardoor kan ik nu nog beter zorgen dat iedereen binnen mijn school op de juiste stoel zit.”

Everink: “Ik ben op zoek naar wat wel en niet hoort bij de rol van bestuurder. Voor mij is de leergang vooral een checklist: heb ik overal aan gedacht? Ik heb net ons jaarverslag geschreven en dan ben ik ook bezig met de financiën. Ik heb een administratiekantoor en een controller die ondersteunen, maar je moet zelf toch ook wel begrijpen waarop je moet letten en welke vragen je moet stellen. Mijn zoektocht is steeds: moet ik alles zelf weten of is het voldoende als ik het kan duiden?”  

Speelman: “Ik vind het leuk om mijn blik steeds verder te verbreden en om het geheel te kunnen overzien, ik houd van die helikopterview.”

Everink: “Toen ik begon als bestuurder heb ik een nota geschreven over mijn visie op kwaliteitszorg. Ik vind het bijvoorbeeld belangrijk dat we allemaal dezelfde taal spreken als het over kwaliteit gaat. Dat er binnen onze organisatie goed onderwijs wordt gegeven heeft voor mij altijd de hoogste prioriteit. Het gesprek met mijn directeuren daarover vind ik belangrijk: wat vinden zij goed onderwijs? Daarom kijk ik af en toe mee in de groep. Aansluitend voer ik dan met de directeur een gesprek. Ik merk dat sommige medewerkers tijd nodig hebben om te wennen aan zo’n duidelijke prioritering. Ik profiteer van de ervaring die ik heb opgedaan in het ‘omgaan met veranderingen’ als leidinggevende in de zorg en bij het opzetten van bijvoorbeeld een vernieuwende basisschool. Die lessen neem ik mee.”

Speelman: “Je kunt als bestuur veel invloed hebben op kinderen door je onderwijs en je organisatie goed te regelen. En aan de andere kant: als je dat slecht doet, verpest je het juist voor heel veel kinderen. Die verantwoordelijkheid vind ik mooi: het onderwijs kan nog zoveel beter en ik kan daar nu aan bijdragen.”

Over de leergang

De Leergang Kwaliteit & goed bestuur is bedoeld voor mensen die nieuw zijn in het bestuurdersvak. De leergang gaat in op de rol, taken en verantwoordelijkheden van bestuurders. Hoe zorg je voor een strategisch HR-beleid? Hoe regel je de financiën, pak je de regie op onderwijskwaliteit en neem je de verantwoording hierover? En hoe ga je om met een crisis? In zes bijeenkomsten komen deze en andere onderwerpen aan bod. 

Wat doet de PO-Raad op het gebied van financieel management?


Kennisgroep financiën

De kennisgroep houdt twee keer per jaar een bijeenkomst en presenteert dan de laatste inzichten rond financieel management. 

Expertgroep bekostiging      

De PO-Raad gaat namens schoolbesturen strategisch in gesprek met andere partijen als het ministerie van OCW. De Expertgroep bekostiging bestaat uit schoolleiders en bestuurders en adviseert de PO-Raad over hoe onderwijsorganisaties zich kunnen verhouden tot bekostiging.