Sinds kort hebben alle leraren en leerlingen van Stichting Primair Onderwijs Venray (SPOVenray) toegang tot de Google-app Cloud Search. Met deze app kunnen ze heel makkelijk documenten opslaan, delen en zoeken binnen de werkomgeving van de school. “Dat klinkt als iets simpels”, zegt staflid kwaliteit en onderwijs, Mart van Gessel, “maar deze manier van opslaan bespaart veel tijd. En dat was ons doel: meer tijd overhouden voor onderwijs!”

Een jaar geleden startte SPOVenray met de innovatievraag: Hoe kunnen we onze data slimmer organiseren met moderne technologieën? De projectgroep dacht groots en wilde zelf een eigen systeem bedenken om documenten te ordenen en op te slaan. “Wat wij wilden was specialistenwerk”, vertelt Van Gessel. Na een bijeenkomst met de PO-Raad zagen we in dat het niet nodig was om op de stoel van bijvoorbeeld Google te gaan zitten. Toen hebben we onze visionaire gedachte teruggebracht tot een concrete werkvraag: slim kunnen zoeken en opslaan.”

Praktisch resultaat

Zichtbaar resultaat van deze innovatievraag is de app Cloud Search die een nieuwe manier van opslaan en zoeken mogelijk maakt. “We hadden al toegang tot deze app maar niemand van ons was ermee bekend”, vertelt Van Gessel. “Na onderzoek bleek dat we hiermee alles konden wat we in onze aanvankelijke vraag voor ogen hadden. Denk aan het ordenen en het toegankelijk maken van documenten en deze up-to-date houden.” Om te laten zien wat je allemaal met de app kunt, heeft de werkgroep een strip voor leerlingen en een filmpje voor leraren ontwikkeld. Zo hopen ze beide groepen te verleiden om alle opties van de app te gebruiken. “Inmiddels hebben we ook al voor ogen hoe we onze afgebakende vraag toch weer gaan verbreden”, zegt Van Gessel enthousiast. “We willen straks ook kunnen ‘zoeken en opslaan’ in programma’s buiten onze Google-omgeving. Als eerste willen we dan een link maken met onze HR-applicaties, zodat we ook daarin kunnen opslaan en zoeken.”

Niet nadenken over opslaan

Gebruik je de app dan moet je wel anders gaan denken over opslaan. “Of eigenlijk hoef je er niet over na te denken”, lacht Van Gessel. Dat zit zo: “Het maakt niet uit waar een document staat, in je mail of in Drive. De app gaat het voor jou zoeken. Het hele idee van geordende mappen op alfabet mogen we dus loslaten.” Dat vraagt wel om een gedragsverandering. We besteden ook geen tijd meer aan: hoe gaan we archiveren en wie maken we daar verantwoordelijke voor? Dat is verleden tijd. Ook leerlingen moeten wennen aan de app en het nieuwe zoeken. Van Gessel vindt het sowieso belangrijk dat kinderen online efficiënt leren zoeken. “Als het lang duurt voordat ze vinden wat ze zoeken, verdwijnt hun motivatie.”

Samenwerken met de grote jongens

De werkgroep heeft met verschillende partners opgetrokken tijdens dit traject. Met Cloudwise bijvoorbeeld die een Google-omgeving voor hen inrichtte. En met de mensen van Kennisnet die Van Gessel er al snel op wezen dat ze de vraag beter konden versmallen. Over de samenwerking met de PO-Raad is Van Gessel heel positief. “Ze hebben hun stinkende best gedaan om de communicatie op gang te houden tijdens de coronacrisis en de online bijeenkomsten waren heel zinvol.” Ook Google Nederland vond Van Gessel een fijne samenwerkingspartner. “Ze hebben ons goed geholpen bij de keuze van een geschikte app. En ja, het is een grote partij, maar na een paar afspraken werden het ook gewoon mensen met wie we heel fijn hebben samengewerkt.”

Proces als opbrengst

Aanvankelijk dacht Van Gessel dat ze de aanpak van de innovatievraag breed moesten communiceren. Met flyers en met veel toeters en bellen. Alle directeuren moeten toch op de hoogte zijn? “We hebben het tegenovergestelde gedaan”, zegt Van Gessel stellig. “Met een kleine groep enthousiaste mensen zijn we aan de slag gegaan en pas toen we een concreet resultaat hadden, zijn we dat gaan delen. Zo voorkom je dat een hele groep bij de start denkt, wat gaan ze nu weer doen? En wanneer zien we resultaat? Dat inzicht zie ik zeker ook als een opbrengst van het project en als een tip voor anderen.”

Invloed coronacrisis

Hoe vervelend ook, de coronacrisis heeft in ons geval bijgedragen aan de vooruitgang. “Wij hadden al geïnvesteerd in een Google-omgeving”, licht Van Gessel toe. “Dus toen we online moesten, kon dat! Stel dat we al die tijd gewoon op locatie hadden gewerkt, dan hadden we flink moeten investeren in scholing. Maar nu door de noodzaak hebben we het ons heel snel eigen gemaakt. Er was ook geen weerstand, want we konden niet anders.” Als nadelig gevolg van de coronacrisis noemt Van Gessel het ontbreken van fysieke bijeenkomsten. “Ik had graag collega’s willen ontmoeten om te horen waar ze tegenaan lopen. Dat houdt je alert. Nu hebben we elkaar alleen online gezien. Tegelijkertijd is het goed om te realiseren hoe belangrijk dat persoonlijke contact dus is.”

Tips

Dé tip van Van Gessel: “Verdiep je in Design Thinking.” Dit is een theorie over innoveren die Janne Vereijken, oprichtster van Spring Company, deelde tijdens de startbijeenkomst. “Een van de adviezen was om te werken met een prototype. Een model of een voorbeeld dat laat zien waar je mee bezig bent. Als dat werkt, kun je het later uitbouwen. Voor ons was Cloud Search dat prototype en op basis hiervan gaan we verder met slim zoeken en opslaan, ook buiten de Google-omgeving.” Verder raadt Van Gessel aan om het proces niet van tevoren dicht te timmeren. “Kijk steeds opnieuw naar wat er gebeurt. Elke fase levert iets op en kan bepalend zijn voor je volgende stap.”