Minder werkdruk en alle informatie over leerlingen veilig en op één plek. Dat was de wens van de Dr. Ariënsschool in Enschede. Geen van de bestaande leerlingvolgsystemen sloot hierbij goed aan. Inmiddels werkt de school voor speciaal basisonderwijs naar alle tevredenheid met een eigen, op maat gemaakt leerlingvolgsysteem. Binnen Stichting Katholiek Onderwijs Enschede (KOE) stappen nu ook andere scholen over op het webbased leerlingdossier.

Omdat het dossier aanvankelijk gemaakt is voor het speciaal onderwijs en daarom complexe functionaliteiten heeft, wordt nu een 'uitgeklede' versie gebouwd voor de andere scholen van KOE. Basisschool St. Liduina in Lonneker (gemeente Enschede) heeft een pilotfunctie en mag de op maat gemaakte omgeving als eerste testen en gebruiken. Vandaag, 17 oktober 2018, wordt de eerste versie gepresenteerd aan de schoolleider, administratief medewerker en enkele leerkrachten. 

Door koppeling SchoolOAS 5 minder invoerwerk

Bert Jeuring presenteert het digitale leerlingdossier

In het hoofdmenu van het digitale leerlingdossier van KOE staan de leerlinggegevens, de absenties en de toetsresultaten. Administratieve gegevens komen automatisch in het nieuwe leerlingdossier door de koppeling met SchoolOAS 5. Dit administratiesysteem ontvangt en stuurt gegevens van en naar het ministerie (DUO), Cito en Basispoort. Bovenschools ICT'er Bert Jeuring is mede-initiatiefnemer en stuurde het ICT-bureau dat het systeem bouwde mede aan. "Vanuit het KOE Leerlingdossier kunnen ook weer gegevens doorgestuurd worden naar het KOE Digidossier, dat ondersteuning biedt aan externen, zoals zorgverleners", licht hij toe. 

Alléén functionaliteiten die wenselijk zijn

Bert legt tijdens de presentatie aan alle aanwezigen uit wat het voordeel is van dit nieuwe systeem. "Het idee is dat de software zich aanpast aan de wensen van de gebruikers, en niet andersom." Alle functionaliteiten in het dossier zijn er omdat de scholen hebben aangegeven deze wenselijk te vinden. Zo kun je bijlagen toevoegen, handmatig correcties doen, absentierapportages bekijken en worden toetsresultaten van Cito automatisch aangevuld met de bijbehorende classificaties. 

ICT-ondersteuner/leerkracht Miranda ter Hofte: "Zit er een extra check op 'opslaan' wanneer je absentiegegevens invult?" Ja, die werkt, vertelt Bert. Zo was er de behoefte dat een leraar een pop-up te zien krijgt als een leerling de grens passeert van zeven dagen ziek zijn in een schooljaar. "Op dat moment moeten we daar iets van vinden of mee doen", geeft schoolleider Hanneke Overmeer aan. Deze automatische herinnering voorkomt extra controlewerk en helpt de leerkracht. "Maar," benadrukt Bert, "we voegen niet meer toe dan nodig. Als je je afvraagt waarom je een bepaalde handeling uitvoert, dan moet je die functie misschien gewoon weglaten."

Er zijn nog veel meer wensen bij de eindgebruikers. Een leraar van KOE ontwikkelde een eigen registratiesysteem voor het jonge kind in Microsoft Word, om de ontwikkeling van kinderen te volgen. Dit gaat in de toekomst toegevoegd worden aan het webbased dossier. Én uiteindelijk willen de leraren in het dossier werken met een dag- en weekplanning. Hanneke: "Niet alles tegelijk. We gaan eerst kijken wat er nu staat en hoe dat werkt." St. Liduina kan aan de slag: de testfase is aangebroken. 

Waar ambitie toe leidt

Schoolleider Rita Visser en ICT-ondersteuner/leerkracht Astrid Bosman van de Dr. Ariënsschool (speciaal basisonderwijs) herinneren zich de fase waarin basisschool St. Liduina nu zit nog goed. Inmiddels kunnen ze niet meer zonder hun op maat gemaakte leerlingdossier.

Omdat in het speciaal onderwijs met stam- én niveaugroepen gewerkt wordt, sloot geen enkel leerlingvolgsysteem goed aan. Rita: "Collega's baalden dat ze sommige gegevens wel zes keer, op zes verschillende plekken, moesten registreren. We waren niet tevreden met de snelheid en gebruiksvriendelijkheid van de bestaande systemen en wilden een dossier waarin we beter konden communiceren met elkaar. Liefst een zelf ontworpen systeem, omdat de oude situatie niet meer werkbaar was. En ja, we waren ambitieus."

Het leerlingvolgsysteem van de Dr. Ariënsschool. 

De Dr. Ariënsschool begon met het invullen van algemene gegevens en toetsresultaten van de kinderen in het digitale dossier, maar daarna breidde het systeem zich snel uit. Nu worden alle vorderingen van de leerlingen er in bijgehouden. Rita: "Alles kon en kan gemaakt worden, dus we raken niet uitgedacht." Ze toont een dossier met veel mogelijkheden en slimme functionaliteiten. "Staat een leerkracht voor een groep, dan kan hij of zij snel en eenvoudig zien wie van de kinderen bijvoorbeeld dyslexie heeft, maar ook wat de afspraken zijn met orthopedagogen. Zijn er kinderen die met aangepaste lesmaterialen moeten werken, dan zie je dat niet meer over het hoofd."

Veiligheid en privacy gegevens

Niet iedereen die in deze digitale omgeving werkt, heeft toegang tot alle informatie. Zo kan een leraar alleen bij de gegevens van zijn of haar eigen groep(en). Astrid: "Omdat het dossier webbased is en alles op een plek staat, heb je overal toegang, dus ook thuis en tijdens huisbezoeken met een laptop. Omdat het leerlingdossier is gekoppeld aan hun Office 365-account, hebben gebruikers geen dubbele inloggegevens nodig en krijgen ze toegang met hun inlognaam en wachtwoord van Office 365."

Bert: "Het systeem kent privacy-by-design en liep tijdens de ontwikkeling al voor op de nieuwe regels omtrent de AVG (Algemene Verordering Gegevensbescherming)." Zo kan ingebouwd worden wie welke informatie kan zien of aanpassen. Past een hulpverlener iets aan, dan krijgt de leerkracht een mailtje over de wijziging. "Tijdens een huisbezoek kunnen ouders zelfs een digitale handtekening zetten om toestemming te geven voor het uitwisselen van bepaalde gegevens", vult Astrid enthousiast aan.

Overal uren besparen

Voorheen was leraar Astrid een week bezig om alles geregistreerd te krijgen voor leerlingbesprekingen. "Dit doe ik met het nieuwe systeem in twee dagen." Ook het invullen van rapporten kon effectiever. Toetsresultaten worden nu automatisch ingevuld in het digitale rapport en rapporten worden automatisch opgeslagen. 

Het nieuwe dossier bespaart veel werk en tijd. Schoolleider Rita: "Voor de inspectie moet ik verschillende scores van de leerlingen doorgeven." Ze rekende voorheen veel met de hand uit, maar nu opent ze de dynamische rapportages en alle benodigde gegevens komen zó tevoorschijn. Hetzelfde geldt voor gegevens over van welke scholen kinderen vandaan komen, die ze aanlevert aan het schoolbestuur. "En stroomt een leerling door van een KOE-school naar het speciaal voortgezet onderwijs, dan komen alle gegevens met één knop in het dossier. Overal besparen we nu uren, bij de leraar, de administratie en de directie."

Een ontwikkelproces gaat niet pats, boem

Natuurlijk kostte het ontwikkelproces van het op maat gemaakte leerlingdossier veel tijd en geld. Astrid: "Ontwikkelen gaat met vallen en opstaan en je moet kunnen accepteren dat dingen soms ook misgaan. Dus als je denkt dat het pats, boem lukt, dan red je het niet. Wij hebben geduld gehad en daar plukken we nu de vruchten van." Collega's pakten het project samen op, overlegden elke vier weken en merkten direct bij oplevering dat de werkdruk verminderde.

En nee, door alle mogelijkheden zijn ze niet vaker of meer gaan registreren dan voorheen. Rita: "Er gaat minder data verloren en we kunnen beter terugblikken dankzij het dossier. Ook als het gaat om afspraken die je maakt met collega's en elkaar daarop aan te spreken. Niet om te controleren, maar in het belang van het kind. En van de leerkracht, die nu veel meer overzicht heeft."

Een eigen leerlingvolgsysteem laten bouwen? Dit zijn de drie belangrijkste lessen van KOE:

1. Breng de behoeftes van de school helder in kaart

2. Vind een softwareontwikkelaar die goed luistert naar de behoeftes

3. Betrek collega's zodat ze meerwaarde zien en eigenaarschap ervaren