Zicht op het effect van je personeelsbeleid met HR-analytics

Article type
Interview
Publication date
Analytics

Hoe weet je als HR-adviseur of bestuurder of je op het gebied van HR de juiste keuzes maakt? Wil je weten wat de impact is van je personeelsbeleid of waar kansen en verbeterpunten liggen? HR-analytics maakt dat mogelijk, vertelt Steven Marshall, adviseur HR bij Berenschot.

Wat houdt HR-analytics precies in?

Steven Marshall: “HR-analytics is een werkwijze waarin je zo goed mogelijk zichtbaar probeert te maken wat de impact is van medewerkers op de prestaties van een organisatie. Met HR-analytics kan een organisatie die impact identificeren en kwantificeren. Met HR-analytics zorg je er steeds voor dat je beslissingen op het vlak van HRM-beleid zo goed mogelijk kunt onderbouwen met beschikbare HR-data.

Deze data kunnen van alles zijn: kengetallen over je personeelsbestand zoals ziekteverzuim, in- en uitstroom en leeftijdsopbouw. Maar ook cijfers over bijvoorbeeld het wervingsproces, denk aan het aantal reacties en de duur dat vacatures open staan. Sommige HR-data zijn lastiger te definiëren, zoals de competentieontwikkeling van medewerkers. De uitdaging van HR-analytics is om de juiste dingen bij te houden en te meten. Welke zaken dat zijn, hangt af van wat je als organisatie belangrijk vindt.”

Wat is het grootste verschil tussen HR-analytics en hoe er nu vaak gewerkt wordt?

Steven Marshall - Berenschot
Steven Marshall van Berenschot

“Binnen veel organisaties, zeker in het primair onderwijs, is HRM voornamelijk gericht op het oplossen van specifieke casussen. HR-adviseurs hebben veel ervaring in het zoeken naar passende oplossingen voor een individu. Maar wil je je HR-beleid goed inrichten en naar een hoger niveau tillen, dan moet je niet alleen kijken naar individuele situaties, maar ook naar groepen mensen. Om bij groepen aan te sluiten heb je data nodig die je helpen om te ontdekken wat hun behoeften zijn, wat hun gedrag veroorzaakt en wat wel of niet werkt. Op basis hiervan kun je de juiste beslissingen nemen, evalueren en zo je HR-beleid productiever te maken. Data helpen je ook om beter aan te kunnen sluiten bij wat verschillende groepen medewerkers nodig hebben. Zo hebben medewerkers die pas net in dienst zijn vaak andere behoeften dan medewerkers die al tien jaar in dienst zijn. Zo kunnen medewerkers verschillende leer- en ontwikkelstijlen hebben; als je daarbij aansluit worden opleidingen effectiever.”

Drie voordelen van werken met ken- en stuurgetallen

  1. Het helpt je meer zicht te krijgen op wat er komen gaat en zo doordacht keuzes te maken.
  2. Je wordt gedwongen om doelstellingen scherp en meetbaar te formuleren.
  3. Ken- en stuurgetallen helpen je om cyclisch te werken: doen, evalueren, leren en bijsturen.

Is het complex om met HR-analytics aan de slag te gaan?

“Er wordt inderdaad vaak gedacht dat je met heel geavanceerde statistiektools moet werken, maar ook met Excel kom je een heel eind. HR-analytics omvat een drietal stappen: het monitoren van gegevens, gegevens combineren uit verschillende bronnen en verbanden leggen. In de praktijk is daar slechts een minderheid mee bezig. Logisch misschien, want de doorsnee HR-adviseur heeft niet voor het vak gekozen omdat hij zo graag met cijfers werkt. En niet iedereen hoeft zelf analist te worden! Wat wel belangrijk is, is dat elke HR-adviseur de waarde inziet van HR-analytics. Als het gaat om beslissingen nemen en beleid opstellen, moet je jezelf immers kritische vragen stellen: hoe kan ik dit onderbouwen, de effecten meten en leren van de data?”

Stel: ik ben HR-adviseur in het onderwijs en ik wil iets met HR-analytics. Hoe begin ik op een laagdrempelige manier?

“Zoek eens de verdieping op in verzuimcijfers. Gaat het om een specifieke leeftijdsgroep of zie je andere verbanden? Dan kun je wellicht meer maatwerk bieden in je HR-beleid. Een heel duidelijk voorbeeld daarvan: je ziet in bepaalde organisaties een hoger verzuim bij jonge ouders. Met deze informatie kun je nadenken over hoe je jonge ouders kunt ondersteunen die werk met het ouderschap combineren. Dit kan ervoor zorgen dat je uitval op een later moment kunt voorkomen.”

“Ik zie overigens veel toegevoegde waarde in het vaker bevragen van medewerkers. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt meestal maar eens per twee jaar gehouden en is vaak behoorlijk uitgebreid. Ik vind het slim om frequenter en heel gericht op een specifiek thema een korte enquête te sturen. Communiceer ook waarom je dit doet, want dat bepaalt voor een groot deel hoe medewerkers erop reageren en hoe hoog de respons is. Ze moeten weten wat je met de uitkomsten gaat doen en hoe dit hen helpt in hun werk.”

Wat is de toegevoegde waarde van HR-analytics voor een bestuurder?

“Door HR-analytics, dus door goed te kijken naar data en deze te duiden, kun je beter anticiperen op wat er komen gaat en zo je strategisch beleid verbeteren. Ten tweede: het helpt je om continu te leren en te verbeteren. Het brengt samenhang aan tussen actie en resultaat. Als je de effecten van je handelen weet, dan kun je monitoren en je handelen bijstellen. Oftewel: je gaat doelgerichter werken.”

Is álles te meten?

“Cultuur is heel moeilijk meetbaar. Tegelijkertijd is de organisatiecultuur heel bepalend voor hoe open en betrokken medewerkers zijn, dus je moet er zeker rekening mee houden als je aan de slag gaat met HR-analytics. Check de conclusies die je trekt naar aanleiding van de cijfers bijvoorbeeld in diepte-interviews en vraag medewerkers naar het ‘waarom’. Bovendien kan cultuur er ook voor zorgen dat cijfers een vertekend beeld geven. Als een team een hoog kortdurend ziekteverzuim heeft, wil dit niet per definitie zeggen dat medewerkers niet betrokken zijn. Het kan ook een afspraak zijn binnen het team om je ziek te melden als het even niet goed gaat, om op die manier langdurige uitval te voorkomen. Dit voorbeeld laat wel zien dat je niet zomaar één op één conclusies kunt trekken.”

HR-analytics komt ook aan bod tijdens de leergang Strategisch HR. Hoe wordt er dan gereageerd op jouw verhaal?

“De reacties zijn heel wisselend. Er is altijd een aantal deelnemers dat er meteen mee aan de slag wil, maar er zijn ook HR-adviseurs die andere zaken belangrijker vinden. De grootste uitdaging voor mij is om de groep er tussenin goede handvatten mee te geven. En ik hoop natuurlijk dat élke HR-adviseur in ieder geval aan het denken gezet wordt over de kansen die HR-analytics biedt voor organisaties én professionals.”

Zelf aan de slag gaan met HR-analytics? Drie tips:

  1. Zorg dat je scherp hebt wat je wilt bereiken met HRM. Wat zijn de belangrijkste vraagstukken?
  2. Zorg voor een goede mix van data die je analyseert. Kijk niet alleen naar harde data (zoals ziekteverzuimcijfers), maar ook naar zachte data (zoals medewerkerstevredenheid).
  3. Kijk of je regionaal kunt samenwerken met andere besturen als je organisatie relatief klein is. Je kunt dan niet alleen de kosten voor HR-analytics delen, maar ook data vergelijken en  leren van elkaar.

Zie ook: Stappenplan voor effectief gebruik van HR-analytics