Hoe gaan we allemaal werken in de cloud? En hoe bevorderen we het gebruik van mobiele devices?
Stichting Katholiek Onderwijs Enschede (KOE) heeft de basis op orde. De netwerkstructuur staat, er is overal wifi en op alle scholen zijn er deskundige ICT-ondersteuners. Tijd voor de volgende stappen: allemaal werken in de cloud, mobiele devices voor alle kinderen en meer ondersteunende software oplossingen op maat.
In 2018 deelde Stichting KOE haar ervaringen op deze website, net als zeven andere scholen en besturen.
Check. Check. Check. Check.
Het plan voor 2018 was: helemaal over naar de cloud, de ontwikkeling van enkele software oplossingen voor specifieke groepen én het verder invoeren van mobiele devices. “Het is allemaal gelukt”, zegt Bert Jeuring, staffunctionaris ICT, met een brede glimlach.
Doel 1: De cloud in
Supertrots is Bert Jeuring: de medewerkers van KOE willen allemaal graag de cloud in. “Liever vandaag nog dan morgen. Ik word aan alle kanten gepusht: wanneer krijgen we Sharepoint? Alle servers gaan de deur uit.”
Hoe kan het dat de collega’s inmiddels zo enthousiast zijn? Bert is er zelf ook wat verbaasd over. Hij denkt dat medewerkers langzaamaan gewend raken aan nieuwe manieren van werken, zoals in de OneDrive. “Scholen die het eerst lastig vonden, staan nu vooraan. En hebben in de bovenbouw inmiddels een Chromebook voor elke leerling.”
Steeds is de vraag: wat levert het op? Wat heb ik er aan? Waar zit de meerwaarde? Bert: “Het levert tijdswinst op en het rendement is hoger. Leraren kunnen de vorderingen van leerlingen beter volgen en inspringen als nodig is. Kinderen werken soms ook sneller, de iPad zuigt ze als het ware in het werk.” Stichting KOE streeft naar zo veel mogelijk regie op het (leer)proces, ‘in plaats dat de apparaten en methodes leidend zijn’.
Doel 2: Maatwerk in ICT
Stichting KOE heeft in 2018 in maatwerk geïnvesteerd. Zo stond de ontwikkeling van ondersteunende software oplossingen voor vier specifieke doelgroepen centraal. Bert Jeuring: “We vragen steeds aan onze medewerkers: Wat is je visie? Hoe wil je werken? Hoe wil je lesgeven? En van daar uit kijken we hoe ICT kan ondersteunen.”
Bij het ICT-ontwikkelproces staat een driemanschap centraal: de school, een ICT-begeleider en een bedrijf dat het kan bouwen. Wat maakt dit tot een succes? “Het uittrekken van voldoende tijd”, zegt Bert stellig. “Je begint met de wens van een school én een paar duizend euro. Dan ga je samen aan het werk. Je kijkt bij elke stap hoe het nog handiger en beter kan. Dat levert weer nieuwe vraagstukken op en deze kosten uiteraard ook programmeertijd, en dus geld. Maar als je alles uiteindelijk bij elkaar optelt, dan is er juist geld over, onder aan de streep.”
Bert schat in dat door het dashboard-project in het speciaal onderwijs nu een dag per week minder een leerkracht nodig is. Dat is een besparing van 0,2 FTE. Hoe kan dat? Bert grijnst: “Je hebt minder administratie, sneller overzicht via het dashboard en de rapporten en ontwikkelkaarten rollen als vanzelf uit het systeem. Dit kost vijf minuten in plaats van dagen werk. De directeur gaf aan wel twee maanden eerder klaar te zijn met alles!”
Het resultaat mag er meer dan zijn, maar het kwam hen niet aanwaaien. “De betrokken directeur heeft haar nek uitgestoken en het tijd gegeven. Toen we door de eerste, onderzoekende, fase heen waren, werd ze enorm enthousiast. Ze was zo blij dat het dasboard haar en de collega’s zoveel extra tijd opleverde. Nu hoef ik niet meer acht keer dezelfde basisgegevens van elk kind in te voeren, riep ze blij. Dit succes willen we graag door ontwikkelen naar onze anderen. We zijn aan de slag met twee ‘pilotscholen’.”
Ook met GroepsGewijsWerken experimenteren enkele scholen. Ze zijn aan de slag met online lesroosters per klas en plannen digitaal aan de hand van de methode. “Ze volgen hun leerlingen online in plaats van via mappen vol papier. Dat is in overleg met de inspectie gedaan. Het levert duidelijk minder werk op.”
Doel 3: meer mobiele devices
Het derde streven van Stichting KOE was: meer mobiele devices in de scholen en klassen. ‘Het juiste device voor elk kind op elk gewenst moment’. Er worden flinke stappen gezet. In de onderbouw werken ze met iPads, maar nog niet in de verhouding 1 op 1. In de middengroepen met een Ipad en een tablet en in de bovenbouw vooral met Chromebooks met touchscreen en ultrabooks (laptop en tablet in één). “Je bent flexibiler als leerkracht. Je zit niet meer aan het bord vast of je lessenaar, maar kunt met je device gaan zitten waar het nodig is en iemand hulp nodig heeft. Ook houd je gemakkelijker overzicht. Leraren beginnen de devices steeds beter te begrijpen.”
Doel 4: AVG-proof
Met de invoering van de nieuwe wetgeving in mei 2018, was privacy uiteraard ook een thema voor Stichting KOE. Bert: “Op alle scholen is het toezicht inmiddels geregeld en zijn maatregelen getroffen.”
En bij de ontwikkeling van de maatwerkoplossingen is de AVG meteen meegenomen. “Zo is het digitaal leerlingdossier AVG-proof. Privacy by design, noemen we dat. Achteraf is het veel lastiger om privacy-maatregelen in te bouwen. We hebben nu vooraf, zo’n drie jaar geleden al, bepaald welke ‘functies’ welke ‘deurtjes’ mochten openen. Bijvoorbeeld de gymleraar alleen de gymcijfers en de logopediste alleen de informatie over haar ‘eigen’ kinderen. En ouders kunnen ook bepaalde documenten downloaden na een SMS vanuit het systeem.”
Zo kunnen we beter samenwerken met elkaar, in het belang van het kind.
Stichting KOE bestaat uit vijftien katholieke basisscholen, één interconfessionele basisschool en een school voor speciaal basisonderwijs (Dr. Ariënsschool) in Enschede en omgeving.
KOE heeft 4.500 leerlingen en 440 medewerkers. Het bestuursbureau bestaat uit een algemene directie, beleidsmedewerkers ICT, HRM en onderwijszaken, planning en control/huisvesting, het Steunpunt KOE (voor onderwijsondersteuning) en administratieve medewerkers.
De basis op orde: glasvezel én opgeleide ICT-ers
Stichting KOE heeft de basis voor ICT in het onderwijs al vroeg gelegd. Zo werd in 2009/2010 al een supersnelle glasvezel aangelegd voor alle 65 scholen en locaties in Enschede. De scholen trokken hierin samen op met de gemeente en de verantwoordelijke wethouder.
In de jaren daarna zijn een professionele netwerkstructuur en wifi aangelegd in alle scholen. Het aantal wifi-punten (access points) groeit nog steeds en is supersnel (tot 500 mbit). Tegelijkertijd zijn steeds meer mobiele devices ingevoerd, zijn er pilots geweest met uitgeverijen voor het ontwikkelen van lesmaterialen en is een goede infrastructuur van ICT-ondersteuning geregeld gericht op onderhoud en verdere ontwikkeling.
Goede basisstructuur
Aan de basis staat bovendien een uitgebreid netwerk van supporters: iedere school heeft opgeleide ICT-ers en leerkrachten. Zij worden ondersteund door het bestuursbureau. Zo veel mogelijk op een faciliterende en ondersteunende manier en op aanvraag. Daarnaast helpen ze elkaar en komen ze vijf keer per jaar bij elkaar om ervaringen te delen en met elkaar het pad uit te stippelen.
Stap-voor-stap
Bert Jeuring, staffunctionaris ICT bij Stichting KOE, kijkt tevreden terug op het ontstaansproces. “Het fundament voor alle resultaten is jaren geleden gelegd. Stap voor stap zijn we verder gekomen en in al die tijd hebben we onze collega’s niet verloren in het proces.”
In het begin waren er veel vragen en bestond er scepsis, ook bij de scholen. Zou het zo’n vaart wel lopen met dat ‘ICT’? “Het is de kunst om nieuwe ontwikkelingen te zien en daarop te anticiperen, zoals de toegevoegde waarde van Apple voor het onderwijs. Inderdaad, duur, maar met een aanloop zijn we er toch op uitgekomen.”
“De wereld van nu is: we pakken apparaten om dingen digitaal te regelen. We hoeven ze niet meer helemaal te snappen, doorgronden, om er toch goed mee te kunnen werken. Er is inmiddels vertrouwen in veel ICT-toepassingen. Je kunt rijden met een auto, ook al ben je geen monteur. Ik hoef mensen niet meer gerust te stellen dat hun documenten echt save zijn in de cloud. Dat is een fijn gevoel. Daar kunnen we op door werken.”
