Hoe gaan we allemaal werken in de cloud? En hoe bevorderen we het gebruik van mobiele devices?

Check. Check. Check. Check.

Het plan voor 2018 was: helemaal over naar de cloud, de ontwikkeling van enkele software oplossingen voor specifieke groepen én het verder invoeren van mobiele devices. “Het is allemaal gelukt”, zegt Bert Jeuring, staffunctionaris ICT, met een brede glimlach. 

Doel 1: De cloud in

Supertrots is Bert Jeuring: de medewerkers van KOE willen allemaal graag de cloud in. “Liever vandaag nog dan morgen. Ik word aan alle kanten gepusht: wanneer krijgen we Sharepoint? Alle servers gaan de deur uit.”

Hoe kan het dat de collega’s inmiddels zo enthousiast zijn? Bert is er zelf ook wat verbaasd over. Hij denkt dat medewerkers langzaamaan gewend raken aan nieuwe manieren van werken, zoals in de OneDrive. “Scholen die het eerst lastig vonden, staan nu vooraan. En hebben in de bovenbouw inmiddels een Chromebook voor elke leerling.”

Steeds is de vraag: wat levert het op? Wat heb ik er aan? Waar zit de meerwaarde? Bert: “Het levert tijdswinst op en het rendement is hoger. Leraren kunnen de vorderingen van leerlingen beter volgen en inspringen als nodig is. Kinderen werken soms ook sneller, de iPad zuigt ze als het ware in het werk.” Stichting KOE streeft naar zo veel mogelijk regie op het (leer)proces, ‘in plaats dat de apparaten en methodes leidend zijn’.  

Doel 2: Maatwerk in ICT

Stichting KOE heeft in 2018 in maatwerk geïnvesteerd. Zo stond de ontwikkeling van ondersteunende software oplossingen voor vier specifieke doelgroepen centraal. Bert Jeuring: “We vragen steeds aan onze medewerkers: Wat is je visie? Hoe wil je werken? Hoe wil je lesgeven? En van daar uit kijken we hoe ICT kan ondersteunen.” 

Bij het ICT-ontwikkelproces staat een driemanschap centraal: de school, een ICT-begeleider en een bedrijf dat het kan bouwen. Wat maakt dit tot een succes? “Het uittrekken van voldoende tijd”, zegt Bert stellig. “Je begint met de wens van een school én een paar duizend euro. Dan ga je samen aan het werk. Je kijkt bij elke stap hoe het nog handiger en beter kan. Dat levert weer nieuwe vraagstukken op en deze kosten uiteraard ook programmeertijd, en dus geld. Maar als je alles uiteindelijk bij elkaar optelt, dan is er juist geld over, onder aan de streep.”   

Bert schat in dat door het dashboard-project in het speciaal onderwijs nu een dag per week minder een leerkracht nodig is. Dat is een besparing van 0,2 FTE. Hoe kan dat? Bert grijnst: “Je hebt minder administratie, sneller overzicht via het dashboard en de rapporten en ontwikkelkaarten rollen als vanzelf uit het systeem. Dit kost vijf minuten in plaats van dagen werk. De directeur gaf aan wel twee maanden eerder klaar te zijn met alles!”   

Het resultaat mag er meer dan zijn, maar het kwam hen niet aanwaaien. “De betrokken directeur heeft haar nek uitgestoken en het tijd gegeven. Toen we door de eerste, onderzoekende, fase heen waren, werd ze enorm enthousiast. Ze was zo blij dat het dasboard haar en de collega’s zoveel extra tijd opleverde. Nu hoef ik niet meer acht keer dezelfde basisgegevens van elk kind in te voeren, riep ze blij. Dit succes willen we graag door ontwikkelen naar onze anderen. We zijn aan de slag met twee ‘pilotscholen’.” 

Ook met GroepsGewijsWerken experimenteren enkele scholen. Ze zijn aan de slag met online lesroosters per klas en plannen digitaal aan de hand van de methode. “Ze volgen hun leerlingen online in plaats van via mappen vol papier. Dat is in overleg met de inspectie gedaan. Het levert duidelijk minder werk op.”  

Doel 3: meer mobiele devices 

Het derde streven van Stichting KOE was: meer mobiele devices in de scholen en klassen. ‘Het juiste device voor elk kind op elk gewenst moment’. Er worden flinke stappen gezet. In de onderbouw werken ze met iPads, maar nog niet in de verhouding 1 op 1. In de middengroepen met een Ipad en een tablet en in de bovenbouw vooral met Chromebooks met touchscreen en ultrabooks (laptop en tablet in één). “Je bent flexibiler als leerkracht. Je zit niet meer aan het bord vast of je lessenaar, maar kunt met je device gaan zitten waar het nodig is en iemand hulp nodig heeft. Ook houd je gemakkelijker overzicht. Leraren beginnen de devices steeds beter te begrijpen.”

Doel 4: AVG-proof 

Met de invoering van de nieuwe wetgeving in mei 2018, was privacy uiteraard ook een thema voor Stichting KOE. Bert: “Op alle scholen is het toezicht inmiddels geregeld en zijn maatregelen getroffen.” 

En bij de ontwikkeling van de maatwerkoplossingen is de AVG meteen meegenomen. “Zo is het digitaal leerlingdossier AVG-proof. Privacy by design, noemen we dat. Achteraf is het veel lastiger om privacy-maatregelen in te bouwen. We hebben nu vooraf, zo’n drie jaar geleden al, bepaald welke ‘functies’ welke ‘deurtjes’ mochten openen.  Bijvoorbeeld de gymleraar alleen de gymcijfers en de logopediste alleen de informatie over haar ‘eigen’ kinderen. En ouders kunnen ook bepaalde documenten downloaden na een SMS vanuit het systeem.”

Zo kunnen we beter samenwerken met elkaar, in het belang van het kind.