Tijdens het verkennen van de versnellingsvraag "Hoe kunnen we ICT op een integrale manier inzetten in een Integraal Educatief Kind Centrum?" is veel ontdekt over wat er nodig is voor een goede samenwerking met ICT binnen een Integraal Educatief Kind Centrum. De resultaten zijn te vinden in de Handreiking ICT-inrichting I(E)KC. 

Het procesmodel

Het is belangrijk om bij het in kaart brengen van de benodigde ICT-functionaliteiten in een toekomstig I(E)CK, niet direct te redeneren vanuit de ICT-systemen die er al zijn. Hiervoor kun je het procesmodel gebruiken, dat dient als referentiekader voor de functionele eisen en wensen. Dit model is opgebouwd uit een aantal procesgebieden, met kleuren die de verschillende functionele gebieden weergeven. 

Een referentiekader om een applicatielandschap in kaart te brengen

Om samen te werken met verschillende organisaties op ICT-gebied is het belangrijk om eerst in kaart te brengen welke applicaties en systemen al aanwezig zijn bij alle partijen. Met het referentiekader breng je dit goed in beeld en ontdek je op welke punten de ICT-landschappen overeenkomen of afwijken. 

Een Roadmap voor systeemkeuzes

Hoe je de ICT-structuur ook wil inrichten op een I(E)KC, er is altijd een aantal logische stappen dat je moet doorlopen. Deze vind je terug in de Roadmap voor systeemkeuzes.

De eerste twee fases, zijn logisch en randvoorwaardelijk, zoals: de basis ICT-infrastructuur moet op orde zijn en samenwerkende partijen moeten informatie kunnen uitwisselen en delen. Daarna volgen vier parallelle sporen - ontwikkelen, volgen, plannen en administreren - waarin harmonisatie van de werkwijze tussen de samenwerkende partijen verbeterd wordt. Welke prioriteiten een I(E)KC stelt, is sterk afhankelijk van de bestaande situatie en de bestaande systemen, en wat daarmee mogelijk en haalbaar is. Parallel daaraan loopt de discussie voor het standaardiseren van ICT-toepassingen door gezamenlijk dezelfde systemen te gaan gebruiken.

Steeds meer scholen kiezen ervoor om samen te werken met andere partijen zoals het speciaal onderwijs, de peuterspeelzaal en buitenschoolse opvang. Ze komen samen in een zogeheten Integraal Kindcentrum (IKC). Via deze versnellingsvraag ontdekten verschillende pioniers op dit gebied dat ze niet alleen stonden in hun uitdaging: hoe regel ik de ICT-infrastructuur terwijl iedere organisatie zijn eigen systemen heeft? Lees hier de ervaring van vier van hen.

Eline Teterissa is adjunct-directeur van Villa Vrolik, de eerste en tot nu toe enige IKC van Hilversum. Door die unieke status voelde zij zich in de ontwikkeling en opstart van Villa Vrolik soms best alleen. “Door de versnellingsvraag aan te gaan, heb ik gemerkt dat ieder IKC net zo zoekende is in het begin als wij. Het leeft overal en wij zijn daar dus niet uniek of uitzonderlijk in. Dat geeft veel rust,” vertelt Teterissa.  

Ook Erik van der Saag is nog erg zoekende, hij is sectormanager-ICT bij Scholenstichting Tabijn in Heemskerk en ICT-adviseur bij Stichting Confessioneel Primair Onderwijs Waterland. “Wij staan nog aan het begin, er is nog geen IKC. Daarom zijn we vooral op zoek naar structuur: waar moet je eigenlijk allemaal aan denken?”  

‘Handmatige interface’

Als het gaat om ICT-infrastructuur voor een dergelijke samenwerking is er namelijk nog niets op de markt. Teterissa: “Leveranciers zijn nog niet klaar voor IKC’s. Niet alle systemen zijn nog toereikend.” Ook Marlies Groen, ICT-consultant bij Casa Tweetalige Montessorischool in Pijnacker, staat voor een uitdaging: “Momenteel is het behelpen, via wat ik noem ‘de handmatige interface’. Dat betekent in veel verschillende systemen dezelfde data moeten invoeren.” 
 
Veel IKC’s moeten daarom zelf het wiel uitvinden volgens Teterissa: “Intussen moet je zelf improviseren en ontwikkelen wat past bij je visie.” En dat vindt Groen jammer, want zelf alles maken is niet efficiënt of productief. “Door de versnellingsvraag is duidelijk geworden dat er veel vraag naar een gedeelde ICT-omgeving is.” 

Model geeft houvast

Intussen zorgt het model dat ontwikkeld is tijdens de versnellingsvraag al wel voor meer duidelijkheid en structuur. “Het begint bij je pedagogische visie, als je daar samen met de verschillende organisaties over uit bent, dan pas komt de infrastructuur,” vertelt Van der Saag. Via het model doorloop je schematisch de stappen om bijvoorbeeld samen tot één leerlingvolgsysteem te komen. En dat geeft houvast volgens hem. Maar voor de uitvoering zijn wel uitgevers en ontwikkelaars nodig.   

Jan van der Horst, directeur van IKC de Bosmark in Dinxperlo is alle stappen al doorlopen, zijn IKC opende de deuren in 2013. “ICT-infrastructuur kun je ook gaandeweg verder uitbouwen, je hoeft niet vanuit een precieze blauwdruk te werken. Wij hebben het organisch ontwikkeld aan de hand van de struikelblokken die we tegenkwamen en zochten telkens gezamenlijk naar oplossingen.” Nieuwe IKC’s hoeven met het model het wiel niet meer zelf uit te vinden. En er is ook een ‘roadmap’ beschikbaar. Van der Horst: “De roadmap brengt je langs alle belangrijke vragen die aan de orde zijn bij het ontwikkelen van een IKC op ICT-gebied.” 

Alle vier zijn positief over de toekomst. Ondanks de nodige hobbels gaat het lukken. “Je kunt en hoeft het niet alleen te doen. Er zijn meer IKC’s met dezelfde vraag. En wanneer je samenwerkt ontdek je dat verschillende organisaties de dingen ook weer anders aanpakken. Daar leer je heel veel van!”

Het basisonderwijs in de gemeente Oost Gelre (Achterhoek) wil met verschillende partijen gaan samenwerken in een Integraal Educatie Kind Centrum (IECK). Iedere partij heeft eigen ICT-systemen en een eigen visie. De Paraat scholen dienden daarom in 2017 een versnellingsvraag in om te onderzoeken hoe je in zo’n brede context tot een gezamenlijk ICT-beleidsplan kunt komen. 

ICT in kaart brengen

Er is gekozen om te starten met een ICT-basis die stapsgewijs uitgebreid kan worden. Om eerst goed te weten wat er al in huis is en hoe dit eventueel op elkaar kan aansluiten, zijn alle onderwijsprocessen, bedrijfsprocessen en ICT per organisatie in kaart gebracht. Hierdoor werden de overeenkomsten en verschillen op het gebied van proces en ICT duidelijk.

Model biedt gemeenschappelijke werkwijze

De analyse van de huidige processen en ICT is gedaan op basis van een generiek procesmodel. Dit model is gebaseerd op ervaring in soortgelijke projecten. De inzichten hieruit leidden tot de ontwikkeling van een gemeenschappelijke werkwijze, taal en goede afspraken tussen de organisaties in het IEKC. Daarnaast is ontdekt welke ICT-functionaliteiten er nodig zijn om de processen te ondersteunen.

Het model kan ook helpen om keuzes te maken bij vragen als: is het mogelijk om voor bepaalde processen een gemeenschappelijk systeem te gebruiken? Of is een apart systeem, met gemeenschappelijke afspraken over de inrichting, een betere optie? Een combinatie van beide opties waarbij voor sommige processen een gedeeld systeem is en voor sommige een eigen werkwijze, is ook een optie. 

Processen harmoniseren

Aan de hand van het procesmodel zijn de initiatiefnemers met elkaar in gesprek gegaan. Hun conclusie: een gemeenschappelijk systeem moet geen doel op zich zijn. Belangrijker is om de verschillende processen te harmoniseren. Een van deze processen is bijvoorbeeld het maken van afspraken over welke gegevens er worden vastgelegd over de voortgang en ontwikkeling van een kind. Een uitgangspunt daarbij is dat er een gemeenschappelijke systematiek van leerlijnen met uitstroomprofielen nodig is. Door alle processen met elkaar te harmoniseren, wordt een organisatie flexibeler en kunnen medewerkers onderling gemakkelijker samenwerken. Daarnaast zijn er zo meer mogelijkheden om systemen aan elkaar te koppelen of het aantal applicaties te verminderen.  

ICT-basis voor IEKC

Door het uitwerken van de versnellingsvraag ligt er een goede basis om van start te gaan met het IEKC. Het verder harmoniseren van processen en ICT blijft een continu proces. Wanneer dit voldoende is doorgevoerd, ontstaan er mogelijkheden om voor een bepaald onderdeel, bijvoorbeeld het volgen van leerlingen, over te stappen op een gemeenschappelijk systeem.

Hulpmiddelen voor IEKC’s

Vanuit deze versnellingsvraag zijn enkele hulpmiddelen ontwikkeld die andere initiatiefnemers van een IEKC verder kunnen helpen. Hiermee kun je een vergelijkbaar proces doorlopen als Paraat Scholen.  

Zo is een stappenplan ontwikkeld waarbij je de processen in kaart kunt brengen vanuit de pedagogische visie. Daarna kun je keuzes maken in deze onderwijsprocessen en de huidige systemen inventariseren. De laatste stap is het uitwerking van de ICT Roadmap.

Dit stappenplan is getoetst bij andere I(E)KC’s. Zowel bestaande als in oprichting.