SPOVenray werkt aan slimme organisatie van data

Het eerste resultaat van SPOVenray was eigenlijk het versmallen van de innovatievraag. Van een grote visionaire gedachte ‘Hoe kunnen we onze data slimmer organiseren?’ naar een concrete werkvraag: Hoe kunnen we slim zoeken en opslaan?

Het antwoord vonden ze in een app die al in hun goed ingerichte Google-omgeving stond. Die staat nu bij alle medewerkers en leerlingen op het bureaublad en dankzij een filmpje en een strip kent iedereen de mogelijkheden.

Dit zijn de resultaten van de innovatievraag

• Alle medewerkers en leerlingen kunnen hun bestanden nu slim opslaan en zoeken. Ze gebruiken hiervoor de app Cloud Search. In de praktijk betekent dit ze niet hoeven na te denken waar ze iets opslaan. Dus een documenten op alfabet in een map opbergen is verleden tijd. De app vindt alles.
• SPOVenray heeft een strip en een filmpje ontwikkeld, zodat medewerkers en leerlingen zien wat de mogelijkheden zijn van de app.
• Er is een online trainingsmodule ontwikkeld voor het handig opslaan en zoeken. 
• Een enthousiaste organisatie. Iedereen is positief over het gebruik van de app. Een kleine groep bevlogen collega’s werkte eerst aan een tastbaar voorbeeld en maakte zo de rest van de organisatie enthousiast voor deze innovatie. 

Tips

Zelf aan de slag met een innovatievraag op dit gebied? Dit zijn de tips van SPOVenray:

• Maak gebruik van een prototype. Een model of een voorbeeld dat laat zien waar je mee bezig bent. Als dat werkt, kun je het later uitbouwen.
• Timmer het proces niet van tevoren dicht maar kijk steeds opnieuw naar wat er gebeurt. Elke fase levert iets op en kan bepalend zijn voor je volgende stap.
• Geef zelf het goede voorbeeld als je gebruikmaakt van slim zoeken en opslaan. Dus geen discussie meer over hoe gaan we archiveren en wie maken we daar verantwoordelijke voor?

Wil je sparren over dit onderwerp? Neem dan contact op met SPOVenray. 

Update voorjaar 2021: Er zijn privacyrisico’s ontdekt bij het gebruik van G Suite for Education. De Autoriteit Persoonsgegevens doet daar op dit moment verder onderzoek naar. Kijk op poraad.nl voor meer informatie.