Value Stream Mapping: Meer grip op werkdruk en meer begrip
In het onderzoek naar werkdrukverlaging met ICT past OBS Akkrum Value Stream Mapping toe. Met deze methode brengt een deel van de leraren zelf de processen die voor werkdruk zorgen én de mogelijke oplossingen in kaart. Dat levert een aantal verrassende resultaten op, maar bovenal veel energie bij een gemotiveerd team.
Herman Gebben, directeur OBS Akkrum: "Leraren brachten samen een aantal werkprocessen stap voor stap in beeld. Daardoor kregen ze begrip voor elkaar en meer grip op knelpunten die juist bij hen voor stress zorgen. De methode voorkomt verder dat je vooringenomen bent, en meteen naar de oplossingen springt zonder dat je het probleem helder hebt."
Welke resultaten heeft Akkrum behaald met deze verkenning naar werkdruk? En hoe heeft het de school geholpen? Bekijk het rapport over deze case, het stappenplan Value Stream Mapping of lees hieronder de samenvatting.
Uit het onderzoek met Value Stream Mapping (VSM) op OBS Akkrum blijkt dat ICT regelmatig een kansrijke oplossing biedt voor (onderdelen van) taken die voor werkdruk zorgen.
Toegankelijkheid
In het geval van OBS Akkrum ziet het team vooral ICT-verbeteringen voor de taak ‘groepsplannen’. Een ICT-oplossing hierbij is het verbeteren van de toegankelijkheid van les- en leerlinggegevens. Gegevens moeten goed vindbaar en doorzoekbaar zijn, vindt het team. Hierdoor heeft een leraar meer overzicht en vindt hij snel relevante informatie. Ook signaleren ze dat een goede en goed doorzoekbare database met les- en leerlinggegevens noodzakelijk is.
Actiepunten
Het team stelt per taak ook diverse actiepunten vast waarbij ICT geen rol speelt:
-
De leraren plannen een gezamenlijk ‘bouwmoment’ voor het maken van groepsplannen, waarbij ze ervaringen uitwisselen.
-
Rond lesvoorbereiding spreken ze af om samen ideeën voor lessen te bespreken.
-
Waar het gaat om het geven van speciale aandacht aan individuele leerlingen tijdens de les, zien ze vooral individuele verbeterpunten. Onder meer komen voorbij: het inplannen van een start- en hulpronde in de klas, het vasthouden aan een tijdsplanning en het visualiseren van de afspraken voor de klas. Doel van de verbeterpunten is dat ze een meer voorspelbare leraar zijn.
Inzicht en onderling begrip
VSM zorgt voor inzicht in de problematiek én voor onderling begrip bij de leraren. Ze delen de onderbouwde keuzes met elkaar die ze vaak impliciet maken. Het eigen werkproces puntsgewijs doorlopen, uittekenen en aanpassen zorgt voor voldoening. Het team geeft aan dat vooral het zoeken naar concrete en toepasbare oplossingen veel energie geeft en het werkplezier en de onderlinge betrokkenheid bevordert.
Doordachte inzet
Een voorwaarde voor succesvol gebruik van ICT-oplossingen is hun doordachte inzet. Pas als randvoorwaarden goed zijn ingevuld, zoals voldoende goed functionerende tablets, digiboards en pc’s of gebruiksvriendelijke en up-to-date software, zorgt ICT voor soepelere werkprocessen en stressreductie. Te vaak komen in de laatste fasen van ICT-implementatie extra taken op het bord van de leraren terecht, zo signaleren ze. ICT kan dan juist de oorzaak van werkdruk zijn; het probleem en niet de oplossing.
OBS Akkrum is een school in het dorp Akkrum, onderdeel van de gemeente Heerenveen. De school heeft ongeveer 275 leerlingen en 25 medewerkers. De school maakt deel uit van Openbaar scholennetwerk De Basis met zeventien basisscholen inclusief SBO. De leraren van OBS Akkrum ervaren de werkdruk op de school als te hoog. Ze geven aan dat ze te veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Daarnaast is door de krimpsituatie in de regio, combinaties van groepen en passend onderwijs de werkdruk verder toegenomen. Op het gebied van ICT ziet de school mogelijkheden voor werkdrukvermindering in de administratieve processen.
Kracht van VSM
Bij Value Stream Mapping (VSM) staat de ervaring en beleving van de leraren centraal; zij zijn in de lead. Hun motivatie is een belangrijk onderdeel van de onderzoeksmethode. Ze ervaren echt dat ze werken aan werkdrukverlaging. Daarnaast zijn teamleden enthousiast over de VSM-benadering en het zelfstandig in teamverband analyseren van de werkprocessen die werkdruk veroorzaken. Hierdoor voelen ze zich niet alleen eigenaar van het proces, maar stijgt ook het geloof in de mogelijkheid om werkdruk te verminderen.
Scholen die hun werkprocessen goed in beeld willen brengen, kunnen baat hebben bij deze methode. Hiermee stellen ze de reële werkdruk vast, signaleren knelpunten en zoeken zelf oplossingen.
Schoolgebouw OBS Akkrum in Akkrum.
Value Stream Mapping (VSM) neemt de werkelijke situatie op de werkvloer als uitgangspunt. VSM komt oorspronkelijk uit de lean-filosofie uit de Japanse technische industrie. Een onderzoeksgroep van de Rijksuniversiteit Groningen heeft een vertaalslag gemaakt naar het onderwijs en de methodiek daarop aangepast. In deze case ligt de focus vooral op het primaire proces, onderwijs geven.
Brainstormsessie
Het team van OBS Akkrum identificeert in de brainstormsessie eerst de drie belangrijkste taken die zorgen voor werkdruk:
-
groepsplannen
-
lesvoorbereiding
-
speciale aandacht voor individuele leerlingen
Workshops
Daarna volgt het team gezamenlijk een aantal workshops. Tijdens deze workshops blijkt dat de leraren zelf prima weten te definiëren welke taken tot werkdruk leiden. Doordat het team de stappen in het werkproces uittekent, slaagt het er goed in om de fases in de werkprocessen aan te wijzen die problemen opleveren. Samen zoeken de teamleden daarna naar oplossingen en formuleren actiepunten.
