Wettelijke bewaartermijnen voor openbaar gezagtaken
laatste update van dit artikel: 30 april 2024
Op dit moment zijn er geen bewaartermijnen voor gegevens behorende bij de ‘openbaar gezagtaken’ van schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs en de samenwerkingsverbanden. Tot deze taken behoort o.a. het afgeven van diploma’s en cijferlijsten door het bevoegd gezag. Na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2024 wordt het mogelijk voor het onderwijs om bewaartermijnen vast te stellen zonder al te veel administratieve lasten.
Nu zijn schoolbesturen en samenwerkingsverbanden zelf verplicht om een lijst met bewaartermijnen op te stellen, een zogeheten selectielijst. De vernieuwde archiefwet maakt het mogelijk dat de PO-Raad en de VO-raad een selectielijst opstelt die geldt voor de gehele sector. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder schoolbestuur of samenwerkingsverband. Zij mogen individueel wel een afwijkende selectielijst opstellen.
Op de ALV van 2 juni 2022 hebben de leden van de VO-raad de opgestelde concept bewaartermijnenlijst bekrachtigd. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de (concept) groepsselectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder schoolbestuur of samenwerkingsverband vanwege het besluit op de ALV's.
Archiefwet
In hoeverre is de Archiefwet van toepassing op het primair en voortgezet onderwijs en de samenwerkingsverbanden?
Dit hangt af van de rechtsvorm van je organisatie: publiekrechtelijk of privaatrechtelijk. Privaatrechtelijke organisaties vallen enkel onder de Archiefwet voor wat betreft de openbaar gezagtaken. Dit geldt voor bijna alle schoolbesturen en de samenwerkingsverbanden. Bekijk in dit overzicht welke situatie van toepassing is.
Openbaar gezagtaken van onderwijsinstellingen
In het funderend onderwijs gaat het om de volgende vier openbaar gezagtaken:
1. Vrijstelling van de leerplicht (Leerplichtwet, art. 11, 11a, 13a en 14)
2. Afgifte diploma, getuigschriften en (voorlopige) cijferlijsten (Eindexamenbesluit VO)
3. In- en uitdiensttreding van medewerkers (alléén openbaar onderwijs): het betreft de akte van aanstelling of akte van ontslag onder de Ambtenarenwet (van voor de invoering van de Wnra);
4. Het toelaten en verwijderen van leerlingen (alléén openbaar onderwijs, zie WPO art. 40, WVO art. 27, WEC, art. 40).
Openbaar gezagtaak van samenwerkingsverbanden
Voor de samenwerkingsverbanden PO en VO geldt alleen de volgende openbaar gezagtaak: Afgifte van de toelaatbaarheidsverklaring (WPO, art. 40, WVO art. 17a).
Op de openbaar gezagtaken is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Dat wil zeggen dat de besluiten van het bestuursorgaan vatbaar zijn voor bezwaar en beroep door belanghebbenden zoals leerlingen en ouders.
Tijdlijn
In 2021 is met behulp vaneen werkgroep van schoolbesturen en samenwerkingsverbanden een concept groepsselectielijst ontwikkeld. Hierin zijn bewaartermijnen opgesteld voor gegevens die horen bij de openbaar gezagtaken. In 2022 heeft de ALV goedkeuring uitgesproken voor dit concept. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de concept groepsselectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Na goedkeuring door de minister van OCW wordt de selectielijst geldig verklaard voor de sector. Vanaf dat moment moet ieder schoolbestuur en samenwerkingsverband de inhoud hiervan toepassen, tenzij zij niet onder de reikwijdte valt (zoals publiekrechtelijke onderwijsinstellingen) of gebruik maakt van een eigen selectielijst (neem hiervoor contact op met het Nationaal Archief).
- Concept groepsselectielijst naar de ALV PO-Raad en VO-raad (2022)
- Consultatie externe deskundige (na uitvoering nieuwe Archiefwet)
- Vaststellen groepsselectiebesluit via het Nationaal Archief na invoering nieuwe Archiefwet (na uitvoering nieuwe Archiefwet)
- Toepassen groepsselectiebesluit door schoolbesturen en samenwerkingsverbanden (na publicatie in de staatscourant)
Advies: vernietig voorlopig geen gegevens die onder de Archiefwet vallen
We raden je aan om voorlopig geen documenten met persoonsgegevens te vernietigen die behoren tot een openbaar gezagtaak, waaronder diploma’s, cijferlijsten en getuigschriften. In het kader van de Archiefwet moeten deze belangrijke documenten worden bewaard. Bewaar ze op een aparte, extra beveiligde plek, waar alleen een selecte groep medewerkers toegang toe heeft. Zodra de groepsselectielijst is vastgesteld in de Staatscourant, kun je de inhoud en dus de bewaartermijnen gaan toepassen in je organisatie.
Handreiking bewaartermijnen gegevens
De gegevens die niet behoren tot de openbaar gezagtaken, vallen niet onder de Archiefwet. Meer informatie over bewaartermijnen en een overzicht van alle bewaartermijnen voor het funderend onderwijs vindt u op de Aanpak IBP.
Contact
Heb je een vraag of opmerking? Of wil je meedenken over bewaartermijnen? Stuur dan een e-mail naar Noëlle Steeghs, Beleidsadviseur Digitalisering.
